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ShoreTel Communicator for WindowsShoreTel 14.2January 2014

Legal NoticesDocument and Software CopyrightsCopyright 1998-2014 by ShoreTel Inc., Sunnyvale, California, USA. All rights reserved.Printed in the United States of America. Contents of this publication may not be reproduced or transmitted in any form or by any means, electronic or mechanical, forany purpose, without prior written authorization of ShoreTel, Inc. ShoreTel, Inc. reserves the right to make changes without notice to the specifications and materialscontained herein and shall not be responsible for any damage (including consequential) caused by reliance on the materials presented, including, but not limited totypographical, arithmetic or listing errorsTrademarksShoreTel, ShoreTel (and logo), ControlPoint, Brilliantly Simple, Brilliantly Simple Communication, ShoreCare, ShoreGear, ShorePhone, and ShoreWare areregistered trademarks of ShoreTel, Inc. in the United States and/or other countries. The ShoreTel logo is a trademark of ShoreTel, Inc. in the United States and/orother countries.All other copyrights and trademarks herein are the property of their respective owners.PatentsShoreTel products are covered by patents as listed at http://www.shoretel.com/about/patents.html.Version InformationShoreTel Server 14.2ShoreTel Communicator for Windows User GuideDocument Part Number: 800-1839-01Version: CWUG 14.1 08012013Date: January 2014Company InformationShoreTel, Inc.960 Stewart DriveSunnyvale, California 94085 USA 1.408.331.3300 1.408.331.3333 (fax)www.shoretel.comShoreTel 14.2ShoreTel Communicator for Windows2

Table of ContentsChapter 1Getting Started . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7ShoreTel Communicator Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7Installing ShoreTel Communicator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Starting ShoreTel Communicator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Automatically starting ShoreTel Communicator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Manually starting ShoreTel Communicator: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8The ShoreTel Communicator Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10ShoreTel Button . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11The Assignment Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Toolbars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12QuickDialer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13Active Call Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14Content Area and Content Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14Status Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17ShoreTel Notification Icon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17Organizing Your Desktop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18Upgrading ShoreTel Communicator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19Exiting ShoreTel Communicator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20Chapter 2Making and Managing Calls. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Specifying Your Communication Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Using ShoreTel SoftPhone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Enabling Handsfree Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Selecting Your Off-Hook Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Defining Call Routing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Making Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Answering a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Transferring Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Routing a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Calls on Hold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Recording a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Muting a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Sending Digits While on a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Conference Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Using ShoreTel Web Conferencing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Ending a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .ShoreTel 14.2ShoreTel Communicator for Windows22232323242427282929303131313233333

Table of ContentsChapter 3Working with Voice Mail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Using the Voice Mail Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Listening to Voice Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Replying to Voice Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Managing Voice Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Creating New Voice Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Managing Distribution Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Chapter 4Instant Messaging,Email, and Video . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Using Instant Messaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .The Chat Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Initiating an IM Session . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Using Email . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Using Video . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Using the Video Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Adding Video to a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Accepting a Call with Video . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Joining a Video Conference with LifeSize . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Putting a Video on Hold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Transferring a Voice Call with Video . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Ending a Video Session . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Chapter 5545454575758595960606061Microsoft Outlook withShoreTel Communicator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Enabling Outlook Integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Working with Outlook Contacts in ShoreTel Communicator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Using Outlook with Voice Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Viewing Presence Status in Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Making a Call and Initiating IM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .ShoreTel 14.245454646495050505151525252Presence and Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Identifying Presence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Presence Icons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Organizing Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Uploading Your Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Adding, Editing, and Deleting Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Grouping Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Searching for a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Changing Contact Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Changing the Order of Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Working with Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Exporting Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Chapter 635353737384041ShoreTel Communicator for Windows6363646467684

Table of ContentsCreating and Joining a ShoreTel Web Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68Automatically Setting Call Handling Using Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69Chapter 7Special Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Making Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Using the Make Call Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Making and Answering Special Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Intervening in a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Transferring Calls to Special Recipients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Parking and Picking Up a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Changing Another User’s Call Handling Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Sharing Call Appearance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Viewing and Adding Information on a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Using ShoreTel Workgroups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Logging into and out of a Workgroup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Using Call Wrap-Up . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Monitoring Your Queue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Monitoring Agents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Monitoring Bridged Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Using a Workgroup Voice Mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Transferring Calls from the Contacts Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Chapter 8Customizations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Customizations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Configuring Phones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Configuring Call Handling Modes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Personalizing Call Handling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Specifying Voice Mail Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Enabling Microsoft Outlook Integration Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Specifying Workgroups Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Specifying Telephony Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Specifying Instant Messaging Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Specifying SoftPhone Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Specifying Video Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Choosing Sounds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Identifying the Language to Be Used . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Personalizing ShoreTel Communicator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .ShoreTel 14.2717171727373747575767677787879808181ShoreTel Communicator for Windows8383838586889091929395959697975

CHAPTER1Getting StartedOverview . 7ShoreTel Communicator Features . 7Installing ShoreTel Communicator . 8Starting ShoreTel Communicator . 8Automatically starting ShoreTel Communicator . 8Manually starting ShoreTel Communicator: . 8The ShoreTel Communicator Window. 10ShoreTel Button . 11The Assignment Bar . 12Toolbars . 12QuickDialer . 13Active Call Area . 14Content Area and Content Windows . 14Status Bar . 17ShoreTel Notification Icon . 17Organizing Your Desktop. 18Upgrading ShoreTel Communicator . 19Exiting ShoreTel Communicator. 20ShoreTel 14.2ShoreTel Communicator for Windows6

1Getting StartedOverviewOverviewShoreTel Communicator presents a single interface to manage business communications using yourShoreTel desk phone, computer, mobile phone, or home telephone. This means that you can moveseamlessly between voice, video, or instant messages (IM).Using ShoreTel Communicator simplifies your day-to-day communications, streamlines your work, andmakes it easier to stay in the loop by putting intuitive communication and collaboration tools at yourfingertips. ShoreTel Communicator for Windows also integrates with Microsoft Outlook.ShoreTel Communicator FeaturesWith ShoreTel Communicator you can: Quickly Access Your DirectoriesShoreTel Communicator provides immediate access to your online directories and personalMicrosoft Outlook contacts. This feature makes it easy to quickly connect to the right person and tocontact coworkers using IM or email. Manage your Contacts from within Microsoft OutlookWith Microsoft Outlook integration, you can manage your voice mail and contacts using a full set offlexible, productivity-enhancing features.This includes the ability, from within Outlook, to callcontacts and define how your calls are handled when in a meeting or appointment. Identify a Contact’s Phone and IM PresenceUniquely, ShoreTel Communicator indicates both phone and IM presence. So you can immediatelysee a contact’s phone and IM presence status, allowing you to determine the best way to reachthem. Presence status is also displayed in Microsoft Outlook. Never Miss a CallYou can choose to be rea